オフィス移転 簡易ガイド
大がかりな移転計画までは必要ない場合でも、現在の契約、新しい物件の選定、工事や引越しの順番によって、余分な費用や時間が生じることがあります。
ここでは、移転を考え始めた段階で確認しておきたいことを、6つの流れに分けます。
移転前に確認したい6つの流れ
まず確認
新しい物件を探す前に、「現在のオフィスをいつ解約できるか」を確認しておくと、その後の計画が立てやすくなります。
STEP 1 現在の契約と移転時期を確認する
最初に、現在入居しているオフィスの賃貸借契約書を確認します。
- 解約予告期間
- 希望する移転時期
- 原状回復の条件
- 敷金等の返還時期
POINT 新旧オフィスの賃料が重なる期間を、できるだけ把握しておきましょう。
STEP 2 新しいオフィスの希望条件を整理する
条件を増やしすぎず、「必須」と「できれば」に分けると物件を選びやすくなります。
- 必要な広さ・人数
- 希望エリア・交通アクセス
- 賃料・共益費などの予算
- 駐車場の必要台数
- 会議室・来客スペースの必要性
- 空調・セキュリティーなど必要な設備
POINT 現在のオフィスで不便な点を書き出すと、必要な条件が見えてきます。
STEP 3 候補物件を比較・内覧する
賃料や面積だけでなく、実際の使い方と現在のオフィスとの差を見ながら比較します。
- 実際に使える面積とレイアウト
- 駅や取引先からのアクセス
- 空調・電気・通信などの設備
- 入居可能時期
- 初期費用・移転費用
- 工事や搬入に関する条件
POINT 「今より何が変わるか」を並べると、候補を比較しやすくなります。
STEP 4 契約前にレイアウトと条件を確認する
同じ面積でも、柱や入口、窓、設備の位置によって実際の使いやすさは変わります。
- 現在の人数と机・書庫が収まるか
- 会議・来客スペースを確保できるか
- 電源・電話・インターネット環境
- 空調の利用時間や料金
- 館内規則・入退館・セキュリティー
- 賃料発生日、敷金・保証金、工事条件
POINT 「坪数が足りるか」ではなく、「必要な使い方が収まるか」で確認します。
STEP 5 契約後に移転準備を進める
新しいオフィスが決まったら、必要な作業を一覧にして順番に手配します。
- 内装・間仕切り・什器
- 電話・インターネット
- OA機器・電気設備
- 引越業者
- 現在のオフィスの原状回復
POINT 「誰が・何を・いつまでに」の3点を決めると管理しやすくなります。
STEP 6 引越しと住所変更を確認する
引越し前後は、業務を止めないための確認と住所変更を進めます。
- 取引先への移転案内
- 郵便物の転送手続き
- 登記・税務・社会保険等の必要な届出
- Webサイト・名刺・印刷物の住所変更
- 電話・ネット・PC等の動作確認
POINT 引越し翌日から通常業務ができることを優先して確認しましょう。
移転を決める前でも、一緒に検討のお手伝いをいたします。
「今のオフィスと比較したい」「どのくらいの広さが必要かわからない」「いつ解約すればよいかわからない」など、まだ決まっていないことがある段階から相談してください。
※必要な手続きや工事内容は、契約内容・建物・事業内容等によって異なります。
